Em 2018 foram realizadas diversas mudanças no eSocial, de forma que as empresas precisam adequar-se às novas regras para atuarem em conformidade com a legislação trabalhista, sendo um dos principais passos a qualificação cadastral do eSocial.
O eSocial é uma proposta de integração dos sistemas de registro dos trabalhadores em nível nacional, garantindo a conformidade de informações do trabalhador como nome, data de nascimento, CPF (Cadastro de Pessoa Física) e o NIS (Número de Inscrição Social). A seguir entenda também do que se trata a qualificação cadastral do eSocial.
O que é a qualificação cadastral do eSocial?
A qualificação cadastral do eSocial é uma importante etapa para obtenção de um cadastro único e centralizado dos trabalhadores, evitando que a divergência de informações e dados entre as empresas e as instituições públicas impeça o recebimento de benefícios trabalhistas, como a licença maternidade pelo INSS, por exemplo.
Assim, a qualificação cadastral do eSocial consiste no processo de envio das informações obrigatórias ao eSocial. Dessa forma, a adequação no sistema só é possível quando esses dados são informados pelo empregador, garantindo que eles sejam compatíveis com os dados cadastrados.
Esse processo tornou-se viável com a tecnologia e viabilidade de grandes bancos de dados, o que permite mais transparência e eficiência no cadastro e acesso de informações dos trabalhadores no Brasil.
Quem faz esse cadastro?
Apesar da relevância e importância do novo sistema, uma pesquisa realizada pelo Portal eSocial do governo questionou 6.200 empresas sobre a qualificação cadastral do eSocial. Entre as respostas, 37% afirmavam já terem realizado o processo, 33% ainda não haviam realizado e 30% não sabiam do que se tratava.
A qualificação cadastral do eSocial deve ser realizada para todos os trabalhadores, independentemente da categoria, como CLT, servidor público, estagiário e outros. Nos casos nos quais o número NIS não é obrigatório, o cadastro pode ser feito utilizando apenas o CPF, como é o caso dos estagiários.
O responsável por realizar a qualificação cadastral do eSocial é a empresa, sendo que a inclusão e correção dos dados são necessárias para todos os funcionários e sócios que fazem a retirada de pró-labore. A regularização e checagem dos dados devem ser feitas pelo responsável pelo dado.
Como é feita a qualificação cadastral do eSocial?
Para realizar a qualificação cadastral do eSocial, garantindo a compatibilidade dos dados da empresa com os órgãos oficiais nacionais, como a Previdência Social e o FGTS, pode-se utilizar dois sistemas, o Web e o por Lote. Conheça cada um deles a seguir.
Web
Opção para realizar o cadastro de empresas que possuem menos funcionários, pois os dados de cada trabalhador devem ser preenchidos em um formulário individualmente. Dessa forma, minimizam-se os erros que podem acarretar em discrepâncias e causar problemas burocráticos futuramente à empresa.
Lote
Para empresas com mais funcionários, devido à inviabilidade de realizar o cadastro individual de cada um é indicada a opção de lote, pelo qual é realizado o envio de um arquivo de texto à Receita Federal com os dados de todos os colaboradores. O órgão confere as informações e, se necessário, solicita alterações em até 48 horas.
Para gerar o arquivo é importante seguir as indicações do Portal do eSocial, garantindo a conformidade do layout e dos dados inseridos na qualificação cadastral.
Existe um prazo para efetuar o procedimento?
A operação por meio do eSocial passou a ser válida primeiramente para empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões e posteriormente para as demais. Quase todas as fases já estão concluídas para ambos os grupos, incluindo a qualificação cadastral do eSocial.
A última fase para empresas do primeiro grupo entra em vigor em janeiro de 2019 e trata-se do envio de dados de segurança e saúde do trabalhador.
Para as empresas do segundo grupo ainda faltam duas etapas marcadas para janeiro de 2019, a substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada e a última fase para envio de dados de segurança e informações sobre saúde.
A qualificação cadastral do eSocial é essencial para empresas de todos os portes e segmentos e, caso ainda esteja com situação irregular, é indicado procurar ajuda especializada, como por exemplo, a BMPC, para regularizar a situação.
