O eSocial agilizará o envio das informações dos funcionários, alterando processos, reduzindo formulários com informações repetidas e unificando base de dados, mesmo que este novo processo cause preocupação nas empresas. A fase inicial de adequação ao sistema já ocorreu para o primeiro e segundo grupo de empresas e mesmo que ainda esteja dividido em etapas a serem finalizadas até 2020, agora é a hora de identificar a melhor forma de gestão do eSocial.
A gestão do eSocial é importante, uma vez que possíveis erros podem acarretar em sanções à empresa, sendo necessário que a empresa treine seus colaboradores para que tal situação não ocorra e todos os fluxos e áreas estejam alinhados para evitar divergências.
O que é o eSocial — Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas ?
Para definirmos de forma clara e objetiva, podemos dizer que o eSocial é um sistema do Governo Federal, instituído pelo Decreto n.º 8373/2014, em que as empresas devem fornececer informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de seus funcionários por meio de sistema único. A implantação deste sistema tem como principal objetivo unificar e simplicar o envio de eventos relacionados aos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTb.
A transmissão desses dados ocorre por meio eletrônico, o que traz agilidade e otimiza o tempo dos gestores das empresas, tendo em vista que o eSocial substitui o preenchimento e entrega de formulários e declarações em cada órgão do governo, sendo que em alguns casos, os formulários solicitam as mesmas informações.
Propostas e melhorias para os empregadores na gestão do eSocial
O Governo Federal vem reforçando continuadamente que o principal objetivo da gestão do eSocial será o de facilitar a troca de informações entre os empregadores e os órgão públicos, pois diminuirá a burocracia corporativa.
Como resultado de suas ações, as empresas não precisarão apresentar informações separadamente para os vários órgãos, como por exemplo, dados dos funcionários que constavam em formulários de órgão distintos: Ministério do Trabalho e INSS.
Implantação e Prazos
O cronograma de implantação do eSocial foi estabelecido em Novembro de 2017, com implantação a partir de Janeiro de 2018, elaborada em 4 etapas. Cada etapa foi dividida em fases. Desta forma, as empresas foram classificadas de acordo com o seu faturamento:
1º GRUPO – entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00:
- Tabelas: 08/01/2018
- Não Periódicos: 01/03/2018
- Periódicos: 08/05/2018 (dados desde o dia 1º)
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: agosto/2018
- Substituição GFIP FGTS: agosto/2019 (ver Circular CAIXA nº 843/2019)
- SST: julho/2019
2º GRUPO – entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões) e que não sejam optantes pelo Simples Nacional:
- Tabelas: 16/07/2018
- Não Periódicos: 10/10/2018
- Periódicos: 10/01/2019 (dados desde o dia 1º)
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: abril/2019
- Substituição GFIP FGTS: agosto/2019 (ver Circular CAIXA nº 843/2019)
- SST: janeiro/2020
3º GRUPO – empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos:
- Tabelas: 10/01/2019
- Não Periódicos: 10/04/2019
- Periódicos: 10/07/2019 (dados desde o dia 1º)
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: outubro/2019
- Substituição GFIP FGTS: outubro/2019
- SST: julho/2020
4º GRUPO – entes públicos e organizações internacionais:
- Tabelas: janeiro/2020
- Não Periódicos: Resolução específica, a ser publicada
- Periódicos: Resolução específica, a ser publicada
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: Resolução específica, a ser publicada
- Substituição GFIP FGTS: Circular CAIXA específica
- SST: janeiro/2021
Todas as fases de cada etapa seguem a mesma metodologia de início e envio de informações, respeitando o cronograma de cada grupo, com exceção do quarto grupo, que aguarda resolução específica a ser publicada posteriormente.
Quem e como se adequaram ao eSocial?
Como informado anteriormente, a Gestão do eSocial faz com que as empresas se adequem para o cumprimento da legislação, fornecendo informações em tempo hábil e evitando erros. Um ponto positivo que podemos destacar é que o eSocial fará a diferenciação dos fornecedores dos serviços de medicina e segurança do trabalho, pois somente os que possuírem profissionais capacitados, soluções em TI adequadas às necessidades, processos, conhecimento técnico do eSocial e mapeamento das necessidades de cada empresa terão condições de acompanhar esta nova demanda.
Para isto, devemos destacar também que alguns setores das empresas precisam redobrar a atenção em suas rotinas, acompanhar periodicamente os prazos do eSocial, manter as informações cadastrais sempre atualizadas, dados alimentados com a maior antecedência possível e alinhadas entre os setores da empresa.
Para garantir que a Gestão do eSocial seja efetiva e eficaz, precisam ser observados alguns pontos, tais como: manter os gestores dos departamentos das empresas atualizados quanto ao sistema, manutenção periódica do cadastro da empresa e funcionários, integração de setores, permitindo acesso aos funcionários dos setores envolvidos – departamento de RH, segurança do trabalho, fiscal, jurídico, SESMT entre outros. Isto pode implicar também em ajustes de processos, alterações de fluxos e responsabilidades, para que a empresa consiga cumprir os prazos exigidos e enviar as informações necessárias.
Gestão do eSocial na prática
A Gestão do eSocial precisa estar pautada em processos ágeis e que sejam replicados de forma clara e objetiva. O controle e acompanhamento devem ser monitorados com profissionais atuantes na área e que tenham conhecimento em empresas de diversos segmentos empresarias.
A BMPC, além de atender todas as Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho, possui equipe especializada para atendimento a todas as demandas de gestão do eSocial.
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