A tecnologia tem sido aplicada em diferentes áreas para maior transparência e eficiência e o mesmo tem acontecido na relação entre empresas e governo. Um exemplo é a adequação do eSocial, sistema que permite a integração de dados dos trabalhadores em todo o país.
O objetivo da adequação do eSocial é que os cadastros das empresas estejam de acordo com os dados dos trabalhadores nos órgãos federais, como Previdência Social e FGTS, por exemplo. Além disso, diversos eventos devem ser informados, como admissões, desligamentos, afastamentos e outros.
Como funciona e quais os benefícios do eSocial?
Devido permitir uma base nacional de informações sobre os profissionais, tanto em registro CLT, como servidores públicos, estagiários e outros, o eSocial oferece mais segurança e transparência nas relações trabalhistas e reduz as chances de fraudes na área.
Todos os processos devem ser realizados por meio do software oficial e com as adequações do eSocial no que se refere ao layout e às informações solicitadas.
As empresas já precisaram adequar-se às fases 1, 2 e 3, sendo que a segunda consistia no envio de informações de todos os trabalhadores. As fases 4 e 5 ainda estão sendo implementadas em algumas empresas, sendo a data limite até janeiro de 2019. Elas consistem na substituição da GFIP e compensação cruzada e o envio de dados de segurança e saúde do trabalhador.
Entre os benefícios que podem ser destacados do sistema estão a transparência, menores chances de fraudes, respeito à legislação trabalhista e funcionamento integrado das informações dos trabalhadores, beneficiando tanto empregadores quanto empregados.
Como realizar a adequação do eSocial?
Devido à complexidade e importância, muitas empresas têm dúvidas sobre a adequação ao eSocial, o que faz com que muitas estejam atrasadas na implementação das medidas, podendo resultar em multas. A seguir, destacamos 7 dicas para realizar a adequação ao eSocial.
1. Mapear os processos
O primeiro passo é realizar o mapeamento dos processos, considerando as informações necessárias à adequação do eSocial e como esses dados são processados atualmente na empresa para evitar omissões ou erros. Entre as informações que são exigidas pelo eSocial estão:
- Admissões;
- Demissões;
- Adiantamento de salários;
- Desconto de faltas;
- Horas extras;
- Afastamentos.
Assim, a empresa deve mapear como essas informações são geradas atualmente de forma a enquadrá-las às exigências da adequação do eSocial.
2. Suporte tecnológico
A maior parte dos processos, principalmente do departamento de recursos humanos, responsável por essas tarefas, podem ser automatizados com o suporte tecnológico adequado.
O sistema de folha de pagamento, por exemplo, deve gerar as informações exigidas para adequação do eSocial, evitando irregularidades ou omissões. Também é importante que elas sejam geradas no layout exigido, garantindo melhor funcionamento ao negócio.
3. Parametrizações
Deve-se verificar se os sistemas internos estão aptos a gerar as informações de acordo com os parâmetros exigidos pelo eSocial. Dessa forma, a verificação dessa etapa envolve conferir as rubricas e incidências tributárias.
4. Homologações
Uma forma de garantir mais segurança ao uso do sistema e geração correta das informações da empresa é realizando testes em todos os eventos disponíveis no sistema. Para isso é possível usar o ambiente de homologação para diferentes simulações, como de pagamentos, admissões e rescisões, por exemplo.
Quando certificar-se que todos os testes estão corretos pode-se iniciar a transmissão das informações oficiais do negócio.
5. Treinamento dos profissionais
O setor de RH é o que estará mais envolvido com a adequação do eSocial, sendo importante que esses profissionais sejam treinados e capacitados para lidar com o sistema, tanto fazendo a transmissão de eventos, como conhecendo a importância do eSocial e dos dados informados.
6. Integração entre departamentos
A adequação do eSocial exige que haja uma maior integração entre os departamentos contábil, fiscal, trabalhista e jurídico. As informações devem ser repassadas aos órgãos oficiais, de forma que os processos administrativos e judiciais não podem ser alterados internamente por um departamento sem a atualização nos demais.
7. Auxílio especializado
Apenas o envio das informações corretas e dentro do prazo não assegura o cumprimento das exigências oficiais, sendo que muitas vezes o processo de adequação do eSocial exige que haja um auxílio de uma empresa especializada para dar suporte aos profissionais de recursos humanos até que os processos sejam executados corretamente.
